W poniższym wpisie omówię zapytania ofertowe oraz przedstawię przykładowe zapytania dla sektora publicznego jak i prywatnego.
Hasło zapytanie ofertowe coraz częściej pojawia się za sprawą różnego rodzaju serwisów internetowych, które to pośredniczą w kontakcie między składającym zapytanie, a firmami – oferentami. Struktura, jakość i ilość zawartych informacji w takich zapytaniach, przeważnie ma niewiele wspólnego z wymogami jakie nakłada na sektor publiczny ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223 poz. 1655).

Zobaczmy jak zapytanie ofertowe definiuje wikipedia:
Zapytanie ofertowe to zaproszenie dla dostawców do wzięcia udziału w procesie składania ofert, mającego na celu dostarczenie konkretnego produktu lub usługi.
Jest to krótka i zwięzła definicja która doskonale opisuje sens składania zapytania ofertowego. Chcemy coś zamówić bądź zlecić więc piszemy zapytanie ofertowe. Poniżej przedstawię moje spostrzeżenia oraz wskazówki jakich należy przestrzegać podczas składania zapytań ofertowych w serwisach internetowych oraz w sektorze publicznym.

ZAPYTANIE OFERTOWE SKŁADANE ZA POŚREDNICTWEM SERWISÓW INTERNETOWYCH.

Najpierw skoncentruję się na zapytaniach ofertowych nie dotyczących sektora publicznego.
Pamiętajmy, że firmy które składają nam ofertę mają świadomość, że nie są jedynymi, które to czynią, dlatego często nie traktują nas jako potencjalnych klientów. To nam powinno zależeć na otrzymaniu największej liczby ofert na złożone zapytanie, aby móc wybrać najlepszą, najtańszą – taką która spełni nasze oczekiwania.

Dlaczego warto przykładać się do pisania treści zapytania?

  • zawierając szczegółowe informacje o zamawianym towarze, usłudze – mamy pewność, że otrzymane oferty będą przedstawiały wycenę dokładnie tego – czego potrzebujemy. Unikniemy telefonów/ maili z pytaniami typu „Ale dokładniej to chce Pan to czy tamto?”
  • pisząc składne zdania, bez błędów ortograficznych, określamy własny poziom intelektualny oraz poziom firmy którą reprezentujemy.
  • używając zwrotów grzecznościowych jak „bardzo proszę o wycenę…” możemy liczyć na to że otrzymamy więcej ciekawych ofert, napisanych specjalnie dla nas, niż jak zaczniemy od „Potrzebuję…”
  • jeśli nie mamy pewności jakie parametry dla danego towaru / usługi powinniśmy określić w zapytaniu, dobrze jest wcześniej odwiedzić parę stron w google i sprawdzić podstawowe dane / cechy.

Co powinno zawierać zapytanie ofertowe? 

  • specyfikację przedmiotu zamówienia
  • termin realizacji oraz termin składania ofert
  • kryteria wyboru oferenta
  • informacje o dopuszczeniu lub niedopuszczeniu składania ofert częściowych
  • opcjonalnie informacje na temat przebiegu realizacji zlecenia

Poniżej przedstawiam 3 przykładowe zapytania ofertowe, jakie można złożyć na przykład za pośrednictwem serwisu reklamodajnia.pl.
Przedmiot zamówienia – druk ulotek, projekt graficzny już posiadamy.

Zapytanie ofertowe Przykład 1 – dobry
Proszę o wycenę ulotek:
- Format A4
- Papier zbliżony do tego jak strony w newsweek’u
- Zadruk z dwóch stron w kolorze
- Projekt własny
- Ilość: 5000szt
Oferty proszę składać do: 01.01.2012
Termin realizacji: 14.01.2012

Zawarte są wszystkie najważniejsze informacje. Nawet nie mając pojęcia jakie są rodzaje papieru, to przedstawienie swoich oczekiwań na zasadzie porównania do czegoś co znamy jest najlepszym rozwiązaniem. Pamiętajmy o zasadzie: im więcej informacji – tym lepiej.

Zapytanie ofertowe Przykład 2 – wzorowy
Proszę o wycenę wydruku ulotek:
- Format ulotki A4
- Papier kredowy (gramatura 130g/m2 – błysk)
- Zadruk CMYK 4+4
- Projekt graficzny – we własnym zakresie, zostanie dostosowany do wymagań drukarni
- Nakład: 5000szt.
- Technologia druku: offset

Termin realizacji: do 01.01.2012

Proszę o podanie ceny netto uwzględniając koszty wysyłki do Poznania.
Proszę o oferty z całej Polski, jednak preferowane będą oferty z Poznania lub okolic. Nie wykluczamy stałej współpracy.
Kryterium wyboru oferty to cena oraz możliwie krótki czas realizacji.

Takie zapytanie ofertowe potrafią złożyć tylko znawcy tematu, jasno w punktach opisany przedmiot zamówienia, fachowa terminologia – żadnych niedomówień.

Zapytanie ofertowe Przykład 3 – zły
Potrzebuję wyceny ulotek, format A4, ilość 5000szt.

Takiej treści nie ma co komentować, mało profesjonalna, szanse na otrzymanie dobrej oferty są małe, spodziewać się można oferty której jedyną treścią będzie jakaś kwota, zazwyczaj ze sporą poprawką na wiarygodność składającego zapytanie. Firma odpowiadając na takie zapytanie poświeci nam mniej czasu, niż czas który potrzebowała na jego przeczytanie.

Znowu sięgnę do przykładu reklamodajnia.pl a to dlatego, że bardzo podoba mi się idea stworzenia serwisu branżowego – skupionego wyłącznie na reklamie. Poza tym serwis ten wprowadził bardzo przydatne opcje dla składającego zapytanie ofertowe. Z plusów jakie mogę wymienić to:

  • Nie trzeba zakładać konta w serwisie
  • Możliwość wyboru do kogo kierujemy zapytanie (cała Polska lub konkretne województwo)
  • Wybór sposobu otrzymywania ofert – rewelacja! (tylko email, tylko telefon, dowolna forma)
  • Możliwość ukrycia treści zapytania, tak aby nie była widoczna w ogólnodostępnej części serwisu.

Możemy tylko czekać aż inne serwisy pójdą w ślady reklamodajni i wprowadzą podobne udogodnienia. Jedyny minus – przydałyby się gotowe szablony dla typowych zapytań, ponieważ czasem nawet wytrawnym składaczom zapytań może wylecieć z głowy jakaś informacja która należy zawrzeć.

ZAPYTANIA OFERTOWE – SEKTOR PUBLICZNY

Tutaj składanie zapytań ofertowych jest już bardziej wymagającym zadaniem. Wymagania te dotyczą również podmiotów gospodarczych które np. w ramach otrzymanych środków z UE zobowiązali się do wyłonienia wykonawcy w trybie publicznym. W przypadku ofert składanych na mocy ustawy Prawo zamówień Publicznych zapytanie składane jest w formie Specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Przepisy tej ustawy określają m. in.:

  • sposób organizacji postępowania o udzielenie zamówienia,
  • kryteria wyboru trybu postępowania,
  • terminy, wadia,
  • kryteria oceny ofert,
  • protesty, odwołania, skargi.

Żeby zacząc przede wszystkim potrzebujemy dobry wzór :) reszta pójdzie z górki. Poniżej znajdują się linki do przykładów, które można pobrać.

Zapytanie ofertowe wzór – doc
Zapytanie ofertowe wzór – pdf

Zaczynamy tradycyjnie, lewa górna strona – nazwa firmy, dane kontaktowe, teleadresowe.
Prawa górna strona – data, miejscowość.

Tytuł „Zapytanie ofertowe”
Jeśli składamy większą ilość zapytań ofertowych, dobrze jest dopisać numer zapytania, czyli „Zapytanie ofertowe numer 1/2012”
Bezpośrednio pod tytułem warto (ale nie trzeba) dopisać czego dotyczy zapytanie np. „dotyczy wydruku ulotek”.

Główna część zapytania ofertowego – działy.

I. Zamawiający
Powtarzamy informacje zawarte w lewym górnym rogu pierwszej strony, czyli nazwę podmiotu składającego zapytanie, oraz dane adresowe. Dodatkowo umieszczamy numer NIP, REGON oraz jeśli posiadamy również KRS

II. Opis przedmiotu zamówienia
Opisujemy przedmiot zamówienia, w naszym przykładzie wyglądało by to tak:
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na druku ulotek wraz z dostawą do siedziby zamawiającego, w ramach projektu „Mój projekt”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach projektu/działania…

Określamy dokładnie przedmiot zamówienia.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
- Format ulotki A4
- Papier kredowy (gramatura 130g/m2 – błysk)
- Zadruk CMYK 4+4
- Projekt graficzny – we własnym zakresie, zostanie dostosowany do wymagań drukarni
- Nakład: 5000szt.
- Technologia druku: offset
3. W celu realizacji zamówienia Zamawiający, przekaże Wykonawcy materiały w postaci pliku graficznego JPG.
4. Zamawiający dopuszcza/niedopuszcza możliwości składania ofert częściowych (dotyczy tylko jeśli przedmiot zamówienia ma części)
5. Zamawiający dopuszcza/niedopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.

III. Termin wykonania zamówienia.
W tym punkcie określamy termin/terminy w jakich musimy otrzymać dostawę/usługę.
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do 01.14.2012 r.

IV. Opis sposobu przygotowania oferty
Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania.
Oferta powinna być:
- opatrzona pieczątką firmową,
- posiadać datę sporządzenia,
- zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,
- podpisana czytelnie przez wykonawcę.

V. Miejsce oraz termin składania ofert
1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: xxxx@xxxxxxxxx.pl , faksem na nr: 00 000 00 00, poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres: ……… do dnia …………… wraz z załączoną kserokopią wypisu z rejestru przedsiębiorców lub zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej, wystawione w dacie nie wcześniejszej niż sześć miesięcy przed datą złożenia oferty.

2. Ocena ofert zostanie dokonana w dniu ………, a wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony o godzinie 12:00 w siedzibie ……………. Oraz na stronie internetowej pod adresem …………

3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane
4. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofret.
6. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.xxxxxxxxxxxxx.pl

VI. Ocena ofert
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
Cena ofertowa – 100%
W tym punkcie należy wskazać kryteria wyboru oferty np. (Cena 50%, Jakość wydruku 50%)

VII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem ………..

VIII. Dodatkowe informacje
Dodatkowych informacji udziela Jan Kowalski pod numerem telefonu 00 000 00 00 oraz adresem email: xxx@xxxxxx.pl

IX. Załączniki
Wzór formularza ofertowego.
Ewentualnie wzór umowy.

Do zapytania dobrze jest dołączyć wzór formularza ofertowego, choć nie jest to obowiązkowe. Na pewno ułatwi to nam wybór oferty i skróci czas analizy złożonych ofert.
Wzór umowy powinniśmy zamieścić jeśli w ogóle takowa będzie zawierana. Oczywiste jest, że do tak prostego przedsięwzięcia jak druk ulotek, nikt umowy podpisywał nie będzie.

Mam nadzieje, że pomogłem Wam choć trochę okiełznać zapytania ofertowe.